Datenschutz

A. Allgemeine Informationen zum Datenschutz bei Etengo

• Vertrauen und Transparenz sind zentrale Grundwerte von Etengo. Dafür stehen wir ein und dem fühlen wir uns verpflichtet. Daher ist es für uns eine Selbstverständlichkeit, alle Daten, insbesondere personenbezogene Daten, die Sie uns anvertrauen, unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen streng vertraulich und nur zweckbestimmt zu behandeln. Ihre personenbezogenen Daten werden selbstverständlich gemäß den Vorgaben der DS-GVO und des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie sonstiger einschlägiger Gesetze (z.B. Gesetzes zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TDDDG)) verarbeitet. Seit jeher legen wir besonderen Wert auf den Schutz und die Sicherheit jeglicher Daten. Wir gewährleisten, dass Ihre Daten (z.B. im Zuge der Kandidatenvorstellung bzw. der Geschäftsanbahnung/Geschäftsbeziehung) nie ungefragt bzw. ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. So gewährleisten wir jederzeit einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang.
  
• Mit der dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie einerseits detailliert darüber, welche Daten wir im Rahmen der Nutzung unseres Online-Serviceportals und im Rahmen der Nutzung der frei zugänglichen bzw. der Login-Bereiche unserer Website verarbeiten. Anderseits informieren wir Sie, wie und zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten, wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben und es zu einer Zusammenarbeit zwischen uns kommt bzw. Sie sich damit einverstanden erklären, in unseren Kandidatenpool aufgenommen zu werden und wie wir diese Daten verwenden und welche Daten wir an Dritte übermitteln. Für uns ist es sehr wichtig, dass Sie die einzelnen Aspekte verstehen und Ihre Rechte genau kennen.
  
• Bitte beachten Sie, dass unsere Datenschutzerklärung ausschließlich für eigene Inhalte gilt. Verlinkungen zu Websites Dritter sind von dieser Erklärung ausdrücklich nicht umfasst. Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden. Über den Link www.etengo.de/datenschutz können Sie jederzeit die aktuell gültige Fassung unserer Datenschutzerklärung einsehen.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die

Etengo AG
Konrad-Zuse-Ring 27
68163 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 15021-0
Fax: +49 (0) 621 15021-399
E-Mail: datenschutz@etengo.de

Die Etengo AG ist als Anbieter dieser Onlinepräsenz sowohl verantwortliche Stelle bzw. Verantwortlicher gemäß § 3 Abs. 7 BDSG, Art. 4 Abs. 7 DS-GVO als auch Diensteanbieter gemäß §§ 12 ff. i.V.m. § 2 Nr. 1 TMG.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei unserer hundertprozentigen Tochtergesellschaft ist die

Etengo Academic Experts GmbH
Konrad-Zuse-Ring 27
68163 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 15021-0
Fax: +49 (0) 621 15021-399
datenschutz@etengo.de

Die Etengo AG führt aufgrund einer Auftragsverarbeitung mit der Etengo Academic Experts GmbH sogenannte Shared-Services (z. B. IT, Accounting) im Auftrag und auf Weisung für die Etengo Academic Experts GmbH durch. Verarbeitet werden Ihre personenbezogenen Daten insofern sowohl von der Etengo AG als auch von der Etengo Academic Experts GmbH.

2. Datenschutzbeauftragte

Das Datenschutzteam erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten: datenschutz@etengo.de.

3. Zuständige Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde lautet:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

4. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

4.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z.B. die Verarbeitungszwecke, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.

4.2 Recht auf Berichtigung und Vervollständigung (Art. 16 DS-GVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

4.3 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DS-GVO)

Sie haben ein Recht zur Löschung, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das bedeutet, dass Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung verlangen können, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten. In diesem Fall erfolgt die Einschränkung für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen. Einschränkung bedeutet die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

4.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

4.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung bestimmter Sie betreffender personenbezogener Daten. Im Folgenden erhalten Sie detailliertere Informationen hierzu:

• Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DS-GVO)
  Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DS-GVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO).
  Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DS-GVO).

4.7 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Sie sind berechtigt, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt von einem Widerruf unberührt. Ein Widerruf wird von uns protokolliert.

4.8 Beschwerderecht (Art. 57 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Nr. 10. dieser Datenschutzerklärung) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

4.9 Die Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung dieser Rechte senden Sie uns bitte eine E-Mail an datenschutz@etengo.de oder wenden Sie sich schriftlich an die unter Punkt 2 genannte verantwortliche Stelle. Weitere Informationen zum Datenschutzbeauftragten finden Sie unter Punkt 3 dieser Datenschutzerklärung.

5. Speicherung Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald ihre Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist, der Zweck ihrer Verarbeitung entfallen ist oder keine Einwilligungserklärung Ihrerseits mehr gegeben ist bzw. diese widerrufen wurde. Beachten Sie aber bitte, dass personenbezogene Daten dennoch darüber hinaus für die Zeit aufbewahrt werden müssen, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (z. B. vertragliche Ausschlussfristen, gesetzliche Verjährungsfristen von drei bis 30 Jahren). Außerdem speichern wir personenbezogene Daten, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (insbesondere Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Sozialgesetzbuch, Geldwäschegesetz, GoBD); die Speicherfristen betragen bis zu zehn Jahren.

6. Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

In Bezug für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es erforderlich sein, die Daten an einen dieser Datenschutzerklärung genannten Empfänger in einem Drittland zu übermitteln. Bei einem Drittland handelt es sich um Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Einige Drittländer weisen ein Datenschutzniveau auf, das die Europäische Kommission für angemessen und ausreichend erachtet (z.B. Kanada, Schweiz, Japan, Vereinigtes Königreich). Soweit wir Daten in ein Drittland übermitteln, für das kein solcher Angemessenheitsbeschluss vorliegt, und sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, beruht der entsprechende Datentransfer auf den jeweils gültigen Standardvertragsklauseln der Europäischen Union, und gegebenenfalls weiteren mit dem Empfänger vereinbarten ergänzenden Maßnahmen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

7. Empfänger von Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir hierfür Ihre Einwilligung haben oder dies zur Durchführung eines mit Ihnen Vertrages erforderlich ist. Außerdem kann es sein, dass wir uns Auftragsverarbeiter zur Durchführung bestimmter Datenverarbeitung bedienen. Diese suchen wir sorgfältig aus und schließen mit Ihnen Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DSGVO, in denen die jederzeitige Aufrechterhaltung des Datenschutzniveaus auch beim Auftragsverarbeiter geregelt wird. Derzeit nutzen wir CRM-Dienstleister und haben Dienstleister zur Unterstützung der Webseitenoptimierung im Einsatz.

B. Datenschutz für Bewerber und Bewerberinnen auf interne Stellen

Sie interessieren sich für eine Karriere bei Etengo und bewerben sich auf eine offene interne Stelle oder initiativ bei der Etengo AG (im Folgenden Etengo). In diesem Fall werden Sie personenbezogene Daten an Etengo übermitteln. Etengo wird Ihre Daten im Rahmen des Bewerbungsprozess verarbeiten und Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

Eine Verarbeitung Ihrer Daten findet ebenso statt, wenn Sie einer Aufnahme in den Etengo Talentpool zustimmen.
Es bestehen für Sie verschiedene Möglichkeiten, Daten an Etengo zu übermitteln. Im Kern sind dies:

1. Datenerhebung über die Online-Bewerbungsfunktion oder per E-Mail

Durch die Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen auf eine durch Etengo ausgeschriebene interne Stelle (Nutzung der Funktion „Schnellbewerbung“) über das Etengo-Bewerbungsportal oder per E-Mail (z.B. an bewerbung@etengo.de) sind Sie damit einverstanden, dass Etengo Ihre Bewerberdaten für den Bewerbungsprozess und zur diesbezüglichen Kontaktaufnahme nutzen darf. Zweck dieser Verarbeitung ist die Aufnahme des Bewerbungsprozesses sowie die diesbezügliche Kontaktaufnahme durch Etengo. Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG zur Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Ihre Bewerberdaten werden über das Ende des Bewerbungsprozesses hinaus für 6 Monate gespeichert.

Im Rahmen des Bewerbungsprozess findet ein Video-Interview statt, bei dem wir zu Beginn des Videos Ihre Einwilligung zur Aufzeichnung des Videos einholen. Das aufgezeichnete Video-Interview verwenden wir ausschließlich dazu, Ihrer potenziellen Führungskraft einen ersten Eindruck von Ihnen und Ihren Kommunikationsstärken zu vermitteln.

Die aufgezeichneten Videodaten werden automatisiert nach Ablauf von 3 Monaten (ausgehend vom Tag der Aufzeichnung) vollständig gelöscht.

Die interne Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen wird durch die Abteilung Talent Acquisition gesteuert und überwacht. Empfänger sind interne Führungspersonen mit entsprechenden Stellenvakanzen. Das Video-Interview wird ausschließlich auf einem entsprechend geschützten Server gespeichert. Hier erhalten die internen Führungspersonen mit entsprechenden Stellenvakanzen lediglich einen befristeten Zugriff.

Sofern wir die Möglichkeit sehen, dass unser Schwesterunternehmen PERM4 | für Sie ebenfalls ein attraktiver Arbeitgeber sein könnte, werden wir ggfs. auf Sie zukommen und Ihrer Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Bewerberdaten einholen.

2. Datenerhebung durch Initiativbewerbung

Bei einer Initiativbewerbung bewerben Sie sich intern bei Etengo ohne, dass eine konkrete Stellenausschreibung für die von Ihnen angestrebte Position besteht. Dies können Sie entweder per Mail (z.B.an bewerbung@etengo.de) oder über die Schnellbewerbungsfunktion in der Anzeige "NICHTS PASSENDES DABEI?" tun.

Zweck dieser Verarbeitung ist die Kontaktaufnahme und der Bewerbungsprozess durch Etengo nach Ihrer Initiativbewerbung.

Etengo prüft jede Initiativbewerbung auf Ihre Eignung bezüglich aktueller oder zukünftiger Stellenvakanzen und nimmt Kontakt zu Ihnen auf.

Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG zur Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Durch die proaktive Übersendung durch den Bewerber gehen wir davon aus, dass der Bewerber seine Daten zum Zweck einer Eignungsprüfung für einen möglichen Bewerbungsprozess übersendet und somit an der Verarbeitung der gesendeten Daten zu diesem Zweck ein überwiegendes berechtigtes Interesse vorliegt.

Die interne Weitergabe wird durch die Abteilung Talent Acquisition & Development gesteuert und überwacht. Die Bewerberinformationen werden internen Führungspersonen mit Stellenvakanzen nach Rücksprache zur Verfügung gestellt. Ein allgemeiner Zugriff durch andere Personen findet nicht statt.

Eine externe Weitergabe ist nicht geplant. Sollte dieser Fall eintreten, wird die Weitergabe nur nach Rücksprache mit Ihnen durchgeführt.

Soweit keine Eignung besteht, werden die Bewerberdaten umgehend in einen Löschprozess aufgenommen und nach 6 Monaten gelöscht.

3. Datenerhebung auf Job- und Hochschulmessen

Sind Sie im Rahmen einer Veranstaltung (Job- oder Hochschulmesse) auf Etengo aufmerksam geworden oder wurden auf einer Veranstaltung von Etengo-Mitarbeitern angesprochen und interessieren sich für eine interne Karriere bei Etengo? Dann haben oder werden Sie personenbezogene Daten an Etengo zur Kontaktaufnahme übermitteln.

Ihre Kontaktdaten und Job-Präferenzen benötigen wir, um mit Ihnen zur Aufnahme eines Bewerbungsprozesses in Kontakt treten zu können oder Sie in unseren Talentpool aufzunehmen. Zweck dieser Verarbeitung ist die Kontaktaufnahme und der Bewerbungsprozess durch Etengo nach Übergabe Ihrer Kontaktdaten auf einer berufsorientierten Veranstaltung wie z.B. eine Job- oder Hochschulmesse.

Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt durch Ihre Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG).

Die interne Weitergabe wird durch die Abteilung Talent Acquisition & Development gesteuert und überwacht. Die Bewerberinformationen werden internen Führungspersonen mit Stellenvakanzen nach Rücksprache zur Verfügung gestellt. Ein allgemeiner Zugriff durch andere Personen findet nicht statt.

Eine externe Weitergabe ist nicht geplant. Sollte dieser Fall eintreten, wird die Weitergabe nur nach Rücksprache mit Ihnen durchgeführt.

Mit Erteilen der Einwilligung zur Kontaktaufnahme werden die übermittelten Daten in einem Bewerbermanagementsystem hinterlegt.

Eine initiale Kontaktaufnahme durch Etengo findet innerhalb von einem Monat statt. Ist die Kontaktaufnahme nicht erfolgreich oder hat die Person kein Interesse mehr bzw. widerruft Ihre Einwilligung, werden die Daten gelöscht.

Sollte zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme keine passende Vakanz verfügbar sein, besteht des Weiteren die freiwillige Option der Aufnahme in den Etengo Talentpool.

4. Aufnahme in den Etengo Talentpool

Etengo bietet die Aufnahme in einen eigenen Talentpool an. Dieser Talentpool ermöglicht es uns, wenn bspw. der initiale Bewerbungsprozess nicht positiv verläuft oder zum Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme keine entsprechende Vakanz verfügbar ist, auf interessierte Bewerber erneut zuzugehen.

Durch die Aufnahme in den Talentpool werden Ihre Bewerberinformationen für einen längeren Zeitraum gespeichert. Diese Speicherung findet unabhängig von Bewerbungsprozessen statt.

Aus diesem Grund benötigen wir vor Aufnahme in den Talentpool Ihre Einwilligung. Nur so können wir Ihre Daten für einen längeren Zeitraum verarbeiten. Hierzu werden Sie von einem Etengo-Mitarbeiter im gegebenen Fall angesprochen.

Zweck dieser Verarbeitung ist das Angebot einem Talentpool beizutreten. Hierdurch wird es Etengo ermöglicht unabhängig von Bewerbungsprozessen oder nach Beendigung eines Bewerbungsprozesses, ohne dass es zu einer Anstellung gekommen ist, die während des Bewerbungsprozesses übermittelten Bewerberdaten oder die zur Aufnahme in den Talentpool übermittelten Bewerberdaten zu speichern und für erneute Ansprachen in Bezug auf potentiell passende Job-Angebote zu nutzen.

Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt durch Ihre Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG).

Die interne Weitergabe wird durch die Abteilung Talent Acquisition & Development gesteuert und überwacht. Die Bewerberinformationen werden internen Führungspersonen mit Stellenvakanzen nach Rücksprache zur Verfügung gestellt. Ein allgemeiner Zugriff durch andere Personen findet nicht statt.

Eine externe Weitergabe ist nicht geplant. Sollte dieser Fall eintreten, wird die Weitergabe nur nach Rücksprache mit Ihnen durchgeführt.

Mit Erteilen der Einwilligung werden die Bewerbungsdaten für einen Zeitraum von maximal 3 Jahren gespeichert.

Findet in dieser Zeit kein Kontakt zwischen Etengo und dem Bewerber statt, werden die Daten gelöscht. Eine Kontaktaufnahme ist grundsätzlich beiderseitig möglich und führt nicht automatisch zu einer Verlängerung des Speicherzeitraums. Ein Interesse an einer weiteren Verarbeitung der Daten muss bekundet werden.

Eine Löschung erfolgt nach Ablauf der drei Jahre oder spätestens sechs Monate nach Widerruf der Einwilligung.

• Widerruf der Einwilligung
  Die Einwilligung erfolgt auf freiwilliger Basis und sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall werden Ihre Daten unverzüglich oder spätestens sechs Monate nach Beendigung eines laufenden Bewerbungsprozesses gelöscht, es sei denn es besteht eine andere Rechtsgrundlage zur weiteren Verarbeitung. Durch den Widerruf dieser Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Verarbeitung nicht berührt und es besteht kein Einfluss auf laufende Bewerbungsprozesse.
  Diese Einwilligung kann jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an bewerbung@etengo.de oder datenschutz@etengo.de für die Zukunft widerrufen werden; in diesem Fall werden Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss eines eventuell laufenden Bewerbungsprozesses gelöscht.

5. Weitere übermittelte Informationen

5.1 Zusatzerklärung für besondere Kategorien von Daten gemäß Art. 9 DS-GVO

Sofern in den von Ihnen im Bewerbungsprozess eingereichten Unterlagen „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DS-GVO mitgeteilt wurden, bezieht sich die erteilte Einwilligung auch auf diese Daten (Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG).
Etengo möchte allerdings alle Kandidaten nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bittet daher, auf solche Angaben bzw. „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ möglichst zu verzichten.

5.2 Nutzung von Informationen aus sozialen Netzwerken

Für den Abgleich von Bewerberdaten und zu deren Anreicherung mit einschlägigen berufsorientierten Informationen nutzt Etengo die Job-Netzwerke Xing und LinkedIn.

6. Feedback-Umfrage zum Bewerbungsprozess

Etengo möchte den Bewerbungsprozess so professionell und effizient wie möglich gestalten. Um uns kontinuierlich zu verbessern und um die Verbesserungspotenziale frühzeitig erkennen zu können, bitten wir unsere Bewerber im Anschluss an den Bewerbungsprozess um die Teilnahme an einer freiwilligen Feedback-Umfrage.

Die Feedback-Umfrage besteht aus Fragen rund um den Bewerbungsprozess, vom ersten Infogespräch, dem Telefoninterview bis hin zum Vorstellungsgespräch mit der Fachabteilung.

Die Umfrage ist anonym. Für die Verarbeitung der im Rahmen der Umfrage erhobenen Daten haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen und interne Prozesse eingerichtet. Für die Durchführung kommt das Tool LimeSurvey zum Einsatz, welches durch Etengo auf eigenen Servern betrieben wird. Die erhobenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und es werden keine Verknüpfungen zu Daten und Informationen aus dem Bewerbungsprozess hergestellt.

Die Umfrage nutzt auch Freitextfelder, je nachdem welche Informationen Sie als Teilnehmer dort eintragen, können diese zu einem Rückschluss auf Ihre Person führen. Daher empfehlen wir eine sachliche und nicht detaillierte Eintragung.

7. Übermittelung in ein Drittland

Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.

8. Informationen zu automatisierten Entscheidungen oder andere Profiling-Maßnahmen

Im Rahmen der Verarbeitung der relevanten Daten findet keine automatisierte Entscheidung bzw. Profiling-Maßnahme statt.

9. Ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten vorgeschrieben oder erforderlich?

Jede Bereitstellung von personenbezogenen Daten für die hier genannten Zwecke ist freiwillig und hat grundsätzlich keine negativen Konsequenzen oder Auswirkungen auf eventuell laufende Bewerbungsprozesse.

Zur Einleitung und Durchführung eines Bewerbungsprozesses sind personenbezogene Daten erforderlich.

10. Sonstiges

Informationen zu Ihren Rechten als Betroffener, dem Datenschutzbeauftragten von Etengo und der zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie unterhalb in dieser Datenschutzerklärung.

11. Hinweis

Die hier geschilderten Informationen beziehen sich nur auf Stellenagebote für eine interne Karriere bei Etengo.

C. Datenschutz für Kandidaten

1. Datenerhebung über die Registrierung auf unserer Website

Über unsere Website können Sie sich bei Etengo als Kandidat registrieren und Ihr Profil in unseren Spezialisten-Pool (Datenbank) einstellen. Als registrierter Nutzer können Sie sich immer wieder einloggen und Ihr Profil fortlaufend pflegen. Nach dem Einloggen können Sie sich unverbindlich auf konkrete Projektangebote bewerben bzw. sich diese vormerken.

Wenn Sie sich registrieren und ein Online-Profil im Login-Bereich anlegen übermitteln Sie personenbezogene Daten an Etengo. Erforderlich hierfür sind insbesondere Ihr Nachname, Vorname, Wohnort, E-Mail-Adresse, gewünschter Nutzername und ein gewünschtes Passwort. Bei der Erstellung Ihres Online-Profils wird Sie unser Service-Portal interaktiv unterstützen und Sie haben die Möglichkeit, detailliert Ihr Profil zu vervollständigen. Hierzu können Sie Angaben zu Berufserfahrung, Skill-Profil, Sprachkenntnissen, Vergütungsvorstellungen, etc. machen. Bitte beachten Sie, dass insbesondere Lebensläufe, Zeugnisse, Anschreiben oder die von Ihnen zu Zwecken der Vorstellung überlassenen weiteren Daten regelmäßig auch Angaben über „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DS-GVO enthalten können. Etengo möchte alle Kandidaten nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bittet daher, auf solche Angaben bzw. „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ möglichst zu verzichten. Übermitteln Sie uns dennoch Angaben dieser Art, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir diese Angaben verarbeiten und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung an Dritte übermitteln können. Details zum Inhalt und Umfang Ihrer Einwilligung folgen weiter unten.

Sofern Sie über die Etengo AG bereits in einem konkreten Projekt im Einsatz sind, können Sie zusätzlich die Tools Online-Rechnungsportal (ORP) und Online-Leistungsnachweis (OLN) zur monatlichen Leistungsabrechnung kostenfrei nutzen.

Sie können alternativ ohne eine vorherige Registrierung eine „Schnellbewerbung“ auf konkrete Projektangebote übermitteln. Hierzu müssen Sie Ihren Vor- und Nachnamen, eine gültige E-Mail-Adresse und Ihre Telefon- oder Mobilfunknummer übermitteln. Sie können uns optional eine Nachricht senden und Dateien (z.B. Ihr Profil, Ihr CV) anfügen.

Daten zum Zwecke der Registrierung werden erst dann an uns übermittelt, wenn Sie durch Anklicken des entsprechenden Kontrollkästchens (Opt-in) erklärt haben, dass Sie in die Erhebung, Speicherung, Bearbeitung, Verwendung und Übermittlung Ihrer Daten gemäß der in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Zwecke einwilligen.

2. Projekt-Alert und Newsletter

2.1 Projekt-Alert

Als interessierter DIG.IT-Spezialist haben Sie auf www.etengo.de die Möglichkeit für Ihre gezielte Projektsuche einen oder mehrere individuelle Projekt-Alerts für sich zu aktivieren. Der jeweilige Projekt-Alert gleicht die auf der Etengo Website (www.etengo.de/it-projektsuche) veröffentlichten Projektanfragen unserer Kunden mit den im jeweiligen Projekt-Alert angegebenen (www.etengo.de/it-projektsuche) Präferenzen ab und sendet Ihnen bei einer Übereinstimmung Informationen zu den passenden Digital- & IT-Projekten an die angegebene E-Mail-Adresse zu.

Um einen Projekt-Alert einzurichten sind von ihnen folgende Angaben notwendig:

• Bis zu 3 Schlagworte (z.B. Jobbezeichnung oder Skills)
  
• Datum des gewünschten Projektstarts
  
• Auf Wunsch regionale Eingrenzung über Angabe PLZ-Gebiet(e)
  
• E-Mail-Adresse
  

Sie erhalten nach der Einrichtung eines Projekt-Alerts eine E-Mail zur Bestätigung des eingerichteten Projekt-Alerts (Sog. Double-Opt-In). Die Aktivierung des Projekt-Alert erfolgt erst nach Ihrer Bestätigung.

Die Erhebung und Speicherung der eingegebenen und bestätigten Informationen, inkl. der E-Mail-Adresse, erfolgt ausschließlich dazu, den Nutzer über Digital- & IT-Projekte zu informieren, die seinen Suchkriterien entsprechen.

Für die Nutzung der kostenlosen Projekt-Alert-Funktionen müssen Sie nicht anderweitig mit Etengo in Kontakt stehen oder in der Datenbank registriert sein.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. a) DS-GVO und die Vertragsanbahnung durch Projektvermittlung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Suchkriterien und E-Mail-Adresse, die beim Einrichten des Projekt-Alerts angegeben wurden, werden bis zur Löschung des jeweiligen Projekt-Alerts gespeichert. Die Löschung kann durch den Nutzer jederzeit durch ein Klicken der entsprechenden Schaltfläche in einer der zugesandten Projekt-Alert-Mails erfolgen. Im Übrigen werden die Daten bei Erreichen des Zwecks oder bei Ruhen der geschäftlichen Beziehung gelöscht.

2.2 Newsletter

Etengo versendet an DIG.IT-Spezialisten von Zeit zu Zeit einen Newsletter mit Informationen zu den Leistungen von Etengo und Neuigkeiten zum Themenbereich Digital- und IT-Freelancing. Hierbei handelt es sich z.B. um allgemeine News, Fachbeiträge und Umfragen. Zudem nutzt Etengo diverse Karriere-Netzwerke, um mit potenziellen Kandidaten oder Kunden zu kommunizieren. Hierbei gibt es regelmäßig Informationsangebote, welche vom Kandidaten oder Kunden nach einer Einwilligung freiwillig und kostenfrei abonniert werden können.

Der Newsletter richtet sich an DIG.IT-Spezialisten, die in die Kontaktaufnahme zu aktuellen oder projektrelevanten Neuigkeiten und Informationen zu den Leistungen von Etengo im Rahmen Ihrer Aufnahme in die Etengo Datenbank eingewilligt und der Kommunikation zu Marketingzwecken nicht widersprochen haben oder an potenzielle Kunden.

Ihre E-Mail-Adresse wird für die Zusendung des Newsletters verwendet, bis Sie sich vom Newsletter abmelden. Sollten Sie über ein Karriere-Netzwerk in die Werbemaßnahme eingewilligt haben, so können optional ebenfalls Ihr Vorname und Name erhoben werden. Um eine eindeutige Zuweisung Ihrer Person zu ermöglichen, erheben wir zudem die Kategorie Ihrer Profession.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. a) DS-GVO.

• Widerrufsmöglichkeit
  Als Empfänger haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich über die entsprechende Schaltfläche im Newsletter von unserem Newsletter abzumelden.
  Für die Versendung des Newsletters nutzen wir den Service des Dienstleisters (Auftragsverarbeiter) Sendinblue GmbH; Köpenicker Straße 126; 10179 Berlin.

3. Datenerhebung über bzw. aus allgemein zugänglichen Datenquellen & Empfehlungen

Etengo ist ein spezialisierter Personaldienstleister für die Vermittlung von DIG.IT-Spezialisten in befristete Projekteinsätze.

Deshalb suchen wir auch aktiv bzw. erhalten auch aus anderen allgemein zugänglichen Quellen personenbezogene Daten über Kandidaten. So können wir bei der Suche nach potenziellen Kandidaten in externen Quellen wie LinkedIn oder XING und anderen Karriere-Netzwerken Informationen über Sie erhalten. Gleiches gilt im Falle von Empfehlungen. Vielfach erhalten wir Kontakte qualifizierter DIG.IT-Spezialisten von deren Kollegen aber auch von Kunden mitgeteilt.

In diesen Fällen speichern wir zunächst nur einen Minimaldatensatz Ihrer personenbezogenen Daten, bestehend aus:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Wohnort bzw. Postleitzahl
• Qualifikationsschwerpunkt (z.B. Projektleiter)
• Skills (z. B. SAPHCM)
  

Wir kontaktieren Sie unverzüglich und informieren Sie über die Speicherung dieses Minimaldatensatzes und bitten Sie gleichzeitig um Ihre Einwilligung, Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken zu verarbeiten. Willigen Sie nicht ein oder melden Sie sich nicht zurück, löschen wir diesen Minimaldatensatz innerhalb eines Zeitraums 30 Tagen bis vier Wochen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Sie haben jederzeit das Recht hiergegen Widerspruch einzulegen. Wir löschen Ihre Daten unverzüglich, wenn Sie uns nicht Ihre Einwilligung zur weiteren Kontaktaufnahme erteilen.

4. Mitarbeiter von System- oder Beratungshäusern

Sollten Sie Mitarbeiter eines System- oder Beratungshauses sein, welches mit Etengo zum Zweck der Projektgenerierung zusammenarbeitet, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nach den gleichen Verarbeitungsgrundsätzen verarbeiten wie wir dies auch bei freiberuflichen Kandidaten tun.

Partnerunternehmen können gegenüber Etengo eine Bestätigung abgegeben, dass diejenigen Mitarbeiter, von denen personenbezogene Daten an Etengo übermittelt werden über dieses Vorgehen informiert sind (Bspw. als Gegenstand des Arbeitsvertrags oder einer anderen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber). Etengo verarbeitet die personenbezogenen Daten von festangestellten externen Beratern dann auf Basis dieses berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO und zur Vermittlung von Projekten auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Von Mitarbeitern der Partnerunternehmen, die die obengenannte Bestätigung nicht geben oder geben können werden wir eine Einwilligung einholen. Bei Partnerunternehmen, die die obengenannte Bestätigung nicht geben oder geben können, werden wir die Einwilligung direkt von den Mitarbeitern des Partnerunternehmens einholen.

Hierzu ermöglichen wir einem Ansprechpartner mittels eines sogenannten Verwalterzugangs Mitarbeiter des Unternehmens einzutragen und den Einwilligungsprozess zu organisieren. Die Einwilligung selbst benötigen wir vom jeweiligen Mitarbeiter höchstpersönlich.

5. Datenverarbeitung

Die von Ihnen an uns übermittelten Daten werden von uns verarbeitet und durch geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.

Aus Ihren Angaben erstellen wir in der Regel ein Qualifikationsprofil ohne Postadresse, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten (im Folgenden "persönliche Kontaktdaten"), aber mit Angaben zum Namen, Qualifikation, Geschlecht, Alter, Wohnort, Nationalität, Angaben aus Ihrem Profil, ggf. Ihrem Lichtbild und Angaben aus den uns zu Zwecken der Vorstellung überlassenen weiteren Daten und Dateien.

5.1 Matching

Auf Basis von konkreten Kundenanfragen nehmen wir ein sogenanntes „Matching“ vor, um herauszufinden, ob Sie auf ein konkretes Projektangebot eines unserer Kunden passen oder nicht. Das bedeutet, dass wir aus den von Ihnen an uns übermittelten Daten (insbesondere aus dem Text Ihres Lebenslaufs, Ihrer Projekthistorie etc.) Skills (Fähigkeiten) und Erfahrungen herausfiltern bzw. ableiten um dann teilautomatisch, automatisch oder manuell eine Zuordnung Ihrer Person zur Kundenanfrage durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

5.2 Datenübermittlung an Dritte

Ihr Qualifikationsprofil, das in der Datenbank bzw. im Kandidatenpool von Etengo gespeichert ist, wird Kunden, potenziellen Kunden und von diesen eingesetzten Dienstleistern (z.B. Managed Services Provider, Neutral oder Master Vendor) als Datei oder über einen geschützten Link zugänglich gemacht. Dadurch haben diese Empfänger die Möglichkeit, Ihr Qualifikationsprofil zu lesen und nach bestimmten Kriterien zu bewerten bzw. zu selektieren und an die zuständige Stelle weiterzuleiten.

Das Qualifikationsprofil dient somit der Vorstellung Ihrer Person im Rahmen der Projektanfrage, mit dem Ziel einen Projekteinsatz beim Kunden bzw. Endkunden zu realisieren. Eine Übermittlung Ihres Qualifikationsprofils mit Angaben zu kaufmännischen Konditionen an die angegebenen Empfänger erfolgt seitens Etengo ausschließlich nach Ihrer vorherigen Zustimmung – in der Regel im Zuge eines telefonischen Briefings; in keinem Fall automatisch.

Kunden, potenziellen Kunden und von diesen eingesetzten Dienstleistern wird es nicht ermöglicht, direkt in unserer Datenbank zu recherchieren und sie erhalten somit auch keinen Zugriff auf Ihre persönlichen Kontaktdaten. Sie entscheiden stets in jedem Einzelfall, welche persönlichen Kontaktdaten Sie gegebenenfalls schon vor oder erst nach der Entscheidung über eine Projektbeauftragung übermitteln möchten.

Für die vertrauliche, zweckbestimmte und Datenschutzgerechte Behandlung Ihrer übermittelten Daten, insbesondere Ihrer persönlichen Kontaktdaten, durch Kunden, potenzielle Kunden und von diesen eingesetzten Dienstleistern können wir naturgemäß keine Verantwortung übernehmen. Bitte beachten Sie dies vor allem bei der Angabe von Daten in Ihrem Qualifikationsprofil, bei der zu Vorstellungszwecken vorgenommenen Überlassung von weiteren Daten und Dateien und bei der Freigabe von persönlichen Kontaktdaten z.B. über ein soziales Netzwerk.

Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung für Sie Ihre personenbezogenen Daten an Etengo zu übermitteln.

Allerdings ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Nutzung der angebotenen Dienstleistungen (das Anbieten und die Besetzung von interessanten und innovativen IT-Projekten) durch Etengo erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO und die Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

D. Datenschutz für Projektanbieter/Kunden

1. Allgemeine Datenerhebung

Wenn Sie als Kunde hochqualifizierte DIG.IT-Spezialisten suchen, können Sie eine unverbindliche Anfrage (per E-Mail, Telefon, Telefax oder über das Bedarfsanfrage-Kontaktformular auf unserer Website) mit Angaben zu Ihrem Projekt bzw. Bedarf an Etengo übermitteln. Die von Ihnen an uns übermittelten Suchaufträge werden wir bearbeiten und Ihnen unter Vorbehalt der Verfügbarkeit einen geeigneten DIG.IT-Spezialisten durch Übermittlung eines Qualifikationsprofils vorstellen. Aus diesem anonymen Qualifikationsprofil können Sie keine Kontaktdaten, keine Postadresse oder E-Mail-Adresse (im Folgenden "persönliche Kontaktdaten") ersehen. Sie können aber die Qualifikation, das Geschlecht, Alter, Wohnort, Nationalität, gegebenenfalls ein Lichtbild und Angaben aus den uns vom Kandidaten zu Zwecken der Vorstellung überlassenen weiteren Daten und Dateien ersehen. In unserer Datenbank können Sie als Kunde selbst nicht nach DIG.IT-Spezialisten suchen. Diese Recherche und (Vor-)Selektion erfolgt als kostenpflichtige Dienstleistung ausschließlich durch Etengo.

Eine gesonderte Einwilligung für die Verarbeitung der Daten (sofern es sich um funktionsbezogene Daten handelt) müssen Sie uns nicht erklären, da die Verarbeitung Ihrer Daten – sofern es sich um personenbezogene Daten handelt – aufgrund des gesetzlichen Erlaubnistatbestands des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zur Anbahnung eines Vertrags erfolgt.

2. Datenerhebung über bzw. aus öffentlich zugänglichen Datenquellen, auf Empfehlung oder bei Dritten

Etengo ist ein spezialisierter Personaldienstleister für die Vermittlung von hochqualifizierten DIG.IT-Spezialisten in befristete Projekteinsätze.

Deshalb suchen wir auch aktiv bzw. erhalten auch aus anderen allgemein zugänglichen Quellen personenbezogene Daten von (potenziellen) Kunden bzw. deren Ansprechpartnern/Mitarbeitern. So können wir bei der Suche nach potenziellen Kunden in externen Quellen (in der Regel über eine Internetsuche, aber auch über Businessportale wie LinkedIn oder XING und anderen Job-Netzwerken) Informationen über Sie erfahren.

In Ergänzung der selbständigen Suche in allgemein zugänglichen Quellen nutzen wir auch die Möglichkeit diese Informationen über den Service von CRM-Dienstleistern zu erhalten.

Dieser Service bietet die Möglichkeit allgemein zugängliche Daten zu Unternehmen und den Ansprechpartnern/Mitarbeitern über automatisierte Suchanfragen zu erhalten. Die genutzten Quellen hierfür sind Online-Nachrichten, Blogs, Firmenwebsites, Registerdatenbanken und Social-Media Netzwerke mit geschäftlichem Bezug. In diesen Fällen speichern wir einen Minimaldatensatz Ihrer personenbezogenen Daten ab, bestehend aus:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Fachbereich/Fachabteilung
• Sitz des Unternehmens bzw. Postleitzahl
• Interessen/Bedarfe mit Blick auf IT

Im Falle vorvertraglicher Kontakte zur Geschäftsanbahnung bzw. einer darauffolgenden Zusammenarbeit ist eine gesonderte Einwilligung für die Verarbeitung der Daten nicht erforderlich, da die Verarbeitung Ihrer Daten – sofern es sich um personenbezogene Daten handelt – aufgrund des gesetzlichen Erlaubnistatbestands des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO erfolgt. Kommt es zu keiner Zusammenarbeit oder wir erreichen Sie nicht, löschen wir diesen Minimaldatensatz in den vom Gesetzgeber vorgesehenen Zeitraum.

3. Datenspeicherung und -bearbeitung

Die von Ihnen an uns übermittelten Daten und Dateien in Zusammenhang mit Ihren Bedarfen bzw. der von Ihnen gewünschten Dienstleistung werden von uns gespeichert und durch geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.

Aus Ihren Daten erstellen wir anonymisierte, webbasierte Projektangebote (im Folgenden "Unternehmensdaten"), die eine Beschreibung Ihres Bedarfes im Projekt bzw. den Anforderungen an den Kandidaten inklusive den geforderten Soft- und Hard Skills sowie weiteren relevanten Informationen umfassen. Diese Projektangebote können über die auf der Etengo-Website zugängliche Suche von potenziellen Kandidaten eingesehen werden.

Die zwischen Ihnen und Etengo stattgefundene Kommunikation – sei es per E-Mail, Post, persönliche Treffen oder Telefon – wird in einem sogenannten CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) historisch dokumentiert. Diese Dokumentation hilft uns, Vorgänge schnell, fehlerfrei und ohne Informationsverluste zu bearbeiten, sowie im Zeitverlauf einen optimierten Service gemäß Ihren Wünschen und Vorstellungen zu erreichen. Rechtsgrundlage ist die Dokumentation und Verwaltung von Kundendaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

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Version: 4.12 vom 16.12.2024